連鎖事業彬學院-連鎖總部的運作（3）
【彬學院】C03-連鎖總部運作—工作分析及工作說明書
A、工作分析
所謂工作分析，乃是將有關某一工作的資訊集中匯整，以最簡明的方式傳達工作內容及基本要求。分析的結果，通常就是我們所稱的工作說明書。
對工作說明書的看法各有不同，有人將它視為每樣工作最不可或缺的一部分。相對的，也有人認為它完全沒有存在成長要。這兩種極端看法，都源自於過份拘泥工作說明的“說明”性質，它不該被拿來當作拒絕某項工作的藉口，而主管人員也不應過於任意地使用工作說明來要求部屬。在有關每個職位的任務中所提及的各個產出要領，都應該在事先與任務負責人溝通協調，避免日後問題的發生。
B、工作說明書的使用
工作說明書有許多用處，列舉如下：
1. 工作評量— 讓組織能對每項職務內容及發揮成效進行評量。
2. 組織分析— 確定每項事務都有人負責，沒有重複或遺漏之處。
3. 人力資源規劃— 有助於決定 所需人力的數量及種類。
4. 召募用任用— 有助於決定擁有何種技能，知識的人適合擔任此項職務。
5. 教育訓練方向— 有助於發現現有人力所不足的知識，技能，做為安排教育訓練的依據 。
6. 績效管理——有助於將整體績效轉換成人績效目標 。
工作說明書與人事任用資格之間的差異在於前乾為針對某一職位而設定工作大綱及目標 ，後者則是在此職位者的資格條件要求，例如特殊技能，經歷，年資等。
C、工作說明書的內容
①基本資料
不論何種工作說明書，至少要包含以下內容。
公司名稱部門別。
職稱職掌者姓名(在某些情況下可以留白，這通常是為了在評估設置職位時保持客觀)。
工作代碼。
日期(在任務內容更新迅速時尤其重要)。
此職位主要的任務說明。
對此職位主要的任務，責任說明——最好能標示出各項任務所占的時間比例。
職掌聲應具備的特殊才能和經歷。
從屬關係。其中包括該向哪位主管報備，直接或間接屬下的人數及職務類別。
相關資料。例如預算、人員的編制。
職掌者與雇主的簽名，確保此份工作說明已得到雙方的認可。
②以下資料可視需要加入工作說明書中：
工作環境：執行職務進時所處的環境，以用此份工作對部門組織整體的關係和影響。
裁量許可權：此項職務所具備的自由裁量權。區別何種事務可以自己決策或報備主管原則，方針及程式。
溝通與互動：說明此項職務與組織內外的主要訊息管道及運用方法。
從屬人員的職務：簡要說明隸屬此職位下的人員工作內容。
運作關係：說明決策，命令，目標，成果等訊息，在組織內是如何在上下階級間傳送的。
問題與挑戰：說明此項職務最常遇到的問題，最需要技巧解決的部份是什麼。
作業參考範例。
附加事項：其他任何職掌者與上司覺得有必要放入工作說明書中的事項。
關於作者：
Sucaffe Studio團隊夥伴
特許加盟連鎖事業執行顧問
經歷：
YAMAHA台灣山葉機車公司經理 廣東上島咖啡集團協理 東莞古香園茶業有限公司總經理 中小融輔軟件科技(上海)有限公司顧問 佳盟連鎖營運顧問公司執行顧問
